Pravidla zpracování osobních údajů

PRAVIDLA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Je pro nás důležité, abyste se při používání našich služeb cítili bezpečně, a proto je ochrana vašich osobních údajů významným prvkem budování systémů a postupů využívaných naší poradenskou skupinou. Tato pravidla vysvětlují, jakým způsobem ve skupině V4 Group nebo V4G zpracováváme vaše osobní údaje při poskytování našich služeb v oblasti právních, auditorských, daňových a účetních služeb.

Pokud v dalším textu používáme pojem V4 Group, máme na mysli členy naší poradenské skupiny, konkrétně ve Slovenské republice:

  1. V4 Legal, s.r.o., se sídlem Tvrdého 783/4, 010 01 Žilina, Česká republika, IČO: 36 858 820, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu Žilina, oddíl: C, vložka č.: 49759/L (dále jen jako „V4 Legal SK");
  2. V4 Tax, s.r.o., se sídlem Palárikova 76, 022 01 Čadca, Česká republika, IČO: 48 235 709, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu Žilina, oddíl: C, vložka č.: 82461/L (dále jen jako „V4 Tax SK");
  3. V4 Account, s. r. o., se sídlem Palárikova 76, 022 01 Čadca, Česká republika, IČO: 46 883 398, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu Žilina, oddíl: C, vložka č.: 57649/L (dále jen jako „V4 Account SK");
  4. V4 Account Plus, s. r. o., se sídlem Palárikova 76, 022 01 Čadca, Česká republika, IČO: 52 637 778, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu Žilina, oddíl: C, vložka č.: 73301/L (dále jen jako „V4 Account Plus SK");
  5. V4 Audit, s.r.o., se sídlem Palárikova 76, 022 01 Čadca, Česká republika, IČO: 47 568 607, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu Žilina, oddíl: C, vložka č.: 82421/L (dále jen jako „V4 Audit SK");
  6. V4 Audit Slovakia, s.r.o., se sídlem Tvrdého 783/4, 010 01 Žilina, Česká republika, IČO: 54 350 859, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu Žilina, oddíl: C, vložka č.: 78889/L (dále jen jako „V4 Audit Slovakia SK");
  7. V4 Solutions, s.r.o., se sídlem Palárikova 76, 022 01 Čadca, Česká republika, IČO: 44 958 170, společnost zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu Žilina, oddíl: C, vložka č.: 51825/L (dále jen jako „V4 Solutions SK");

v České republice

  1. V4 Legal, s.r.o., advokátní kancelář, se sídlem Jurečkova 643/20, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava, Česká republika, IČO: 025 65 269 (dále jen jako „V4 Legal CZ");
  2. V4 Account Praha s.r.o., se sídlem Radlická 714/113a, Jinonice, 158 00 Praha 5, Česká republika, IČO: 257 58 900 (dále jen jako „V4 Account Praha CZ");
  3. V4 Account Ostrava s.r.o., se sídlem Jurečkova 643/20, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava, Česká republika, IČO: 294 49 693 (dále jen jako „V4 Account Ostrava CZ");
  4. V4 Account PM s.r.o., se sídlem Radlická 714/113a, Jinonice, 158 00 Praha 5, Česká republika, IČO: 079 78 634 (dále jen jako „V4 Account PM CZ");
  5. V4 Account Medical s.r.o., se sídlem Radlická 714/113c, Jinonice, 158 00 Praha 5, Česká republika, IČO: 096 03 212 (dále jen jako „V4 Account Medical CZ");
  6. V4 Account PLUS s.r.o., se sídlem Jurečkova 643/20, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava, Česká republika, IČO: 057 30 252 (dále jen jako „V4 Account PLUS CZ");
  7. V4 Tax, s.r.o., se sídlem Jurečkova 643/20, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava, Česká republika, IČO: 078 28 1102 (dále jen jako „V4 Tax");
  8. V4 Audit, s.r.o., se sídlem Jurečkova 643/20, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava, Česká republika, IČO: 483 90 861 (dále jen jako „V4 Audit");
  9. V4 Communications s.r.o., se sídlem Jurečkova 643/20, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava, Česká republika, IČO: 109 85 786 (dále jen jako „V4 Communications");

v Polské republice:

  1. KANCELARIA RADCÓW PRAWNYCH V4 LEGAL ŠPERKOVÁ SPÓŁKA KOMANDYTOWA, se sídlem Biała Droga č. 13, 30-327 Krakow, Polská republika (dále jen jako „V4 Legal PL");
  2. V4 TAX SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, se sídlem Biała Droga č. 13, 30-327 Krakow, Polská republika (dále jen jako „V4 Tax PL");
  3. V4 ACCOUNT SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, se sídlem Biała Droga č. 13, 30-327 Krakow, Polská republika (dále jen jako „V4 Account PL");

v Maďarské republice:

  1. V4 Legal Orbán Ügyvédi Iroda, se sídlem Szemere utca 8, 1054 Budapešť, Maďarská republika (dále jen jako „V4 Legal HU")

[celá skupina společností dále v textu také jako „V4 Group"]

Ve V4 Group se zavazujeme neustále zlepšovat politiku, postupy a systém bezpečnosti ochrany osobních údajů. Při zpracování osobních údajů se řídíme primárně Obecným nařízením EU o ochraně osobních údajů (dále jako "GDPR") a ustanoveními příslušných národních právních předpisů jednotlivých členských států.

Vaše osobní údaje neprodáváme ani je nevyužíváme k jiným účelům, než ke kterým jste nám je vědomě poskytli. Zaměstnanci naší skupiny společností a další osoby podílející se na naší činnosti jsou povinni zachovávat mlčenlivost o veškerých informacích a dokladech o záležitostech týkajících se našich klientů.

  1. CO JSOU OSOBNÍ ÚDAJE?
    1. Osobní údaje znamenají jakékoli údaje, na základě nichž vás můžeme identifikovat, ať již přímo nebo nepřímo. Osobními údaji tak mohou být například jméno, příjmení, fotografie nebo IP adresa.
    2. GDPR rozlišuje také zvláštní kategorii osobních údajů, ke které je třeba přistupovat mimořádně citlivě. V4 Group nemá zájem při uzavírání smluvních vztahů zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů svých klientů, pokud to výslovně není nezbytné s ohledem na konkrétní případ.
    3. Zvláštním režimem se řídí také osobní údaje nezletilých dětí. Naše společnosti tyto údaje ve vztahu ke svým klientům záměrně nezpracovávají, pokud to výslovně není nezbytné s ohledem na konkrétní případ.
  2. PROČ ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE?
    1. Zpracování osobních údajů znamená jakoukoli operaci nebo soubor operací s osobními údaji, například jejich získávání, uspořádávání, uchovávání, vyhledávání, prohlížení, využívání, šíření, výmaz nebo likvidaci.
    2. Vaše osobní údaje zpracováváme především proto, abychom vám mohli naše služby poskytovat, a za tímto účelem s vámi uzavírali smluvní vztahy, případně vám naše služby dále propagovali.
    3. Kromě toho vaše osobní údaje zpracováváme také v případě, kdy to vyžaduje platné právo ČR nebo v případě, kdy potřebujeme chránit oprávněné zájmy našich klientů, naší společnosti nebo v odůvodněných případech také jiných osob.
  3. ZA JAKÝMI ÚČELY A NA JAKÝCH PRÁVNÍCH ZÁKLADECH ZPRACOVÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE?
    A. V4 Legal SK
    Vaše osobní údaje potřebujeme na:

    Výkon advokacie, tj. poskytování právních služeb, jednání a odpovídání na dotazy předcházející vzniku smluvních vztahů

    Vaše osobní údaje zpracováváme na základě:

    Na vaši žádost provádíme opatření před uzavřením smlouvy, v průběhu našich jednání i v průběhu poskytování právních služeb [čl. 6 odst. 1 písm. b), c) GDPR]

    Osobní údaje, které z tohoto důvodu zpracováváme, jsou zejména:

    titul, jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, č. průkazu totožnosti, fotografie na dokladu totožnosti, číslo bankovního účtu, další dokumenty týkající se skutkových okolností konkrétního právního případu.

    Vaše osobní údaje potřebujeme na:

    Zajištění souladu naší činnosti s právními předpisy a předpisy České advokátní komory (ČAK)

    Vaše osobní údaje zpracováváme na základě:

    plnění zákonných povinností, např. účetních, daňových a jiných povinností, které nám vyplývají zejména ze zákona o účetnictví, zákona o ochraně před legalizací výnosů z trestné činnosti a zákona o advokacii [čl. 6 odst. 1 písm. b), c), e) GDPR]

    Vaše osobní údaje potřebujeme na:

    Výběrové řízení uchazečů o pracovní pozice

    Vaše osobní údaje zpracováváme na základě:

    plnění smlouvy, a to do okamžiku obsazení příslušné pracovní pozice, případně vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů [čl. 6 odst. 1 písm. a), b) GDPR]

  4. KOMU ZPŘÍSTUPŇUJEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
    1. Jakékoli osobní údaje zpřístupňujeme pouze těm osobám a v takové míře, jaká je nezbytná pro plnění zákonných a smluvních povinností. Zároveň dbáme na to, aby jejich příjemci byli spolehlivé subjekty dodržující své zákonné povinnosti.
    2. Vaše osobní údaje dále výlučně v nezbytném rozsahu zpřístupňujeme zprostředkovatelům, s nimiž máme za účelem ochrany osobních údajů uzavřenou písemnou smlouvu — například našim poskytovatelům softwarového vybavení, účetním nebo auditorům.
    3. Upozorňujeme, že pokud navštívíte stránky naší poradenské skupiny na sociální síti Facebook nebo LinkedIn, vaše osobní údaje shromažďují také společnosti Facebook Ireland Limited a LinkedIn Ireland Unlimited Company v souladu s jejich pravidly zpracování osobních údajů.
    4. Jsme povinni překazit spáchání trestného činu nebo jej oznámit a rovněž máme povinnost oznamovat informace v oblasti předcházení praní špinavých peněz a financování terorismu. V takových případech mohou být dotčené osobní údaje sdíleny také s orgány činnými v trestním řízení.
  5. DO KTERÝCH ZEMÍ PŘENÁŠÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
    1. Vaše osobní údaje nepřenášíme do třetích zemí mimo Evropského hospodářského prostoru (EU, Island, Norsko a Lichtenštejnsko), pokud to nevyžaduje poskytování konkrétních služeb, o čemž jste vždy informováni. Využíváme bezpečné cloudové služby ověřeného poskytovatele se servery umístěnými na území EU.
    2. Upozorňujeme, že pokud navštívíte stránky naší poradenské skupiny na sociální síti Facebook nebo LinkedIn, vaše osobní údaje shromažďují také společnosti Facebook Ireland Limited a LinkedIn Ireland Unlimited Company, přičemž jejich úložiště a servery se mohou nacházet např. také v Spojených státech amerických.
  6. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
    1. Osobní údaje uchováváme nejdéle do té doby, dokud je to potřebné pro účely, pro které se zpracovávají, pokud nám platné právo ČR neukládá povinnost uchovávat je déle.
    2. Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě zákona a tento neurčuje dobu jejich uchovávání, uchováváme vaše osobní údaje po dobu 5 let.
    3. Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě smlouvy a platné právo ČR nestanoví jinak, uchováváme dané osobní údaje po jejím ukončení po dobu 5 let.
    4. Pokud zpracováváme vaše osobní údaje pouze na základě oprávněného zájmu, uchováváme je nejvýše po dobu 5 let.
    5. V případě, že zpracováváme vaše osobní údaje na základě souhlasu, přestaneme je uchovávat, pokud souhlas odvoláte nebo po uplynutí sjednané platnosti souhlasu.
  7. JAK ZÍSKÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
    1. Osobní údaje získáváme zpravidla od klientů prostřednictvím osobních setkání a uzavření smlouvy nebo v důsledku vaší aktivity v našich skupinách na sociálních sítích. Osobní údaje můžeme také zpracovávat v předsmluvním vztahu, a to např. pokud nás kontaktujete prostřednictvím elektronické pošty nebo telefonicky.
    2. Pokud jste našimi zaměstnanci nebo jinými smluvními partnery, vaše údaje získáváme především od vás při ucházení se o zaměstnání nebo při uzavření pracovní či jiné smlouvy.
  8. JAKÁ PRÁVA MÁTE JAKO SUBJEKT ÚDAJŮ?
    1. Právo na přístup k údajům — Máte právo získat od nás potvrzení o tom, zda a jak zpracováváme vaše osobní údaje a pokud ano, jaké údaje a komu je poskytujeme. Rovněž můžete žádat přístup k těmto údajům.
    2. Právo na opravu — Pokud máte pocit, že některé z osobních údajů, které o vás zpracováváme, jsou nesprávné, můžete od nás požadovat jejich opravu nebo doplnění.
    3. Právo na výmaz (právo být zapomenut) — Máte právo požadovat od nás výmaz osobních údajů, které o vás zpracováváme, přičemž v určitých zákonem stanovených případech jsme povinni této žádosti vyhovět.
    4. Právo na omezení zpracování — Máte právo omezit rozsah, v jakém zpracováváme vaše osobní údaje, například pokud jste zpochybnili správnost osobních údajů.
    5. Právo na přenositelnost údajů — Za určitých podmínek máte právo získat vaše osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
    6. Právo vznést námitku — Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které je prováděno na základě oprávněného zájmu nebo pro účely přímého marketingu.
    7. Právo odvolat souhlas — Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
    8. Právo podat stížnost — Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (uoou.cz).
  9. JAK MŮŽETE UPLATNIT VAŠE PRÁVA?
    1. Všechny vaše žádosti týkající se ochrany osobních údajů můžete zaslat na adresu společnosti V4 Legal CZ, Jurečkova 643/20, 702 00 Ostrava, nebo e-mailem na adresu info@v4g.cz. V zájmu rychlého vyřízení vaší žádosti nás prosíme co nejjasněji informovat o jejím předmětu.
    2. Na vaše žádosti odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení vaší žádosti. V odůvodněných případech můžeme tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce.
  10. ZMĚNY TĚCHTO PRAVIDEL
    1. Tato pravidla můžeme čas od času aktualizovat. O změnách vás budeme informovat prostřednictvím zveřejnění aktualizovaného znění na naší webové stránce. Datum poslední aktualizace bude vždy uvedeno v záhlaví dokumentu.